POLITYKA PRYWATNOŚCI

1. Wstęp

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazywanych przez użytkowników w związku z korzystaniem ze strony internetowej https://sylwiatranslate.com/, w szczególności za pomocą formularza kontaktowego.

2. Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Sylwia Pardus
Bolesława Chrobrego 79A/18, 80-414 Gdańsk
translationsylwia@gmail.com
791 753 963

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod wskazanymi wyżej danymi.

3. Cel i Podstawa Prawna Przetwarzania Danych

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Cel Przetwarzania	Zakres Przetwarzanych Danych	Podstawa Prawna (RODO)
Obsługa zapytań przesyłanych przez formularz kontaktowy, sporządzenie wyceny usługi tłumaczenia.	Imię, adres e-mail, treść zapytania, a także dane zawarte w załączonych dokumentach (w tym dane szczególnej kategorii: np. z aktów zgonu, dokumentów medycznych).	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
Realizacja usługi tłumaczenia (po zawarciu umowy).	Wszystkie dane niezbędne do wykonania usługi, w tym dane zawarte w dokumentach źródłowych.	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy.
Wypełnienie obowiązków prawnych (np. wystawianie i przechowywanie faktur, prowadzenie ksiąg podatkowych).	Imię, nazwisko, adres, NIP (jeśli dotyczy), dane transakcyjne.	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego (ustawy podatkowe, rachunkowe).
Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami (prawnie uzasadniony interes Administratora).	Dane niezbędne do udowodnienia faktu wykonania usługi i komunikacji.	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Uwaga dot. danych szczególnej kategorii: Administrator przetwarza dane szczególnej kategorii (np. dane o stanie cywilnym, stanie zdrowia, pochodzeniu etnicznym zawarte w dokumentach do tłumaczenia, takich jak akty zgonu, akty urodzenia, dokumentacja medyczna) wyłącznie w celu niezbędnym do wykonania usługi tłumaczenia (Art. 9 ust. 2 lit. f RODO – ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń) oraz na podstawie art. 9 ust. 2 lit. g RODO w zakresie niezbędnym do ochrony istotnego interesu publicznego (Art. 9 ust. 2 lit. g RODO).

4. Zakres i Sposób Przetwarzania Danych w Formularzu

Formularz kontaktowy zbiera dane w celu nawiązania kontaktu, identyfikacji Użytkownika i umożliwienia przygotowania wyceny.
Przesyłanie plików: Użytkownik ma możliwość załączenia plików, które mogą zawierać dokumenty urzędowe i prywatne (np. akty zgonu, dyplomy, dokumentacja samochodowa). Pliki te mogą zawierać szeroki zakres danych osobowych, w tym dane szczególnej kategorii. Użytkownik przesyła te pliki dobrowolnie, na własne ryzyko i odpowiedzialność, wyrażając zgodę na ich przetwarzanie w celu wyceny lub realizacji usługi tłumaczenia.
Przesyłane pliki są chronione za pomocą protokołu SSL/TLS.

5. Okres Przechowywania Danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres:

Wyceny (bez realizacji zlecenia)
- Dane osobowe zebrane wyłącznie w celu wyceny są przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i ewentualnego podjęcia negocjacji, ale nie dłużej niż 6 miesięcy od daty ostatniego kontaktu.
Realizacji usług (klienci, którzy zawarli umowę)
- Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji usługi.
- Następnie przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (wymóg wynikający z ustaw o rachunkowości i ordynacji podatkowej).
- Dodatkowo, dane mogą być przechowywane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych związanych z umową, który wynosi zasadniczo 3 lata od dnia wymagalności roszczenia.
Dokumenty źródłowe
- Kopie dokumentów źródłowych (w tym zawierające dane wrażliwe) są przechowywane w celu należytej realizacji usługi oraz obrony przed roszczeniami (np. w przypadku kwestionowania jakości tłumaczenia).
- Standardowo, będą one przechowywane przez okres 3 lat od dnia wykonania usługi, co jest zgodne z ogólnym okresem przedawnienia roszczeń wynikających z umów o świadczenie usług.
- Po upływie tego terminu dane są niezwłocznie i trwale usuwane, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej. Na życzenie klienta, dokumenty źródłowe mogą zostać usunięte wcześniej.

6. Odbiorcy Danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym podmiotom:

Podmiotom obsługującym systemy informatyczne i hosting strony.
Podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i doradcze na rzecz Administratora.
Organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. Urząd Skarbowy).
W przypadku, gdy Administrator współpracuje z innymi tłumaczami w celu realizacji zlecenia, dane są im udostępniane w zakresie niezbędnym do wykonania usługi, po zawarciu stosownych umów powierzenia przetwarzania.

7. Prawa Osoby, Której Dane Dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

Dostępu do swoich danych (Art. 15 RODO).
Sprostowania (poprawiania) swoich danych (Art. 16 RODO).
Usunięcia danych (Art. 17 RODO – “prawo do bycia zapomnianym”), z zastrzeżeniem wyjątków prawnych.
Ograniczenia przetwarzania danych (Art. 18 RODO).
Przenoszenia danych (Art. 20 RODO), o ile jest to technicznie możliwe i przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy.
Sprzeciwu wobec przetwarzania danych (Art. 21 RODO), jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.
Wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeśli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

8. Postanowienia Końcowe

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności. Zmiany wchodzą w życie z dniem ich publikacji na stronie internetowej.

Data ostatniej aktualizacji: 27.11.2025